Mittwoch, 12. August 2009

Outlook Termine eMails Kontakte gezielt archivieren

Problem:
Sie wollen nicht die Outlook®- Archivierungsfunktion nutzen. Diese ist Ihnen nicht flexibel genug. Sie wollen selbst bestimmte Termine, Kontakte, Mails archivieren und sichern.

Lösung: (mein Vorschlag)
  • Erstellen Sie für die Archivierung (pro Ordner-Art Termine, Kontakte, Mail) jeweils ein eigenes "Postfach" - also eine eigene ".pst"-Datei, am besten in einem Verzeichnis, das Sie in Ihre Datensicherungs-Routine einbeziehen.
  • also (je nach Outlook-Version ein kleines bisschen anders):
    Datei -->
    Neu -->
    Persönliche Order-Datei (bzw. Outlook-Datendatei) -->
    Verzeichnis auswählen -->
    eindeutigen Namen vergeben-->
    Erstellen -->
    eindeutigen Postfach-Namen vergeben-->
    Postfach markieren--->
    Datei -->
    Neu -->
    Ordner -->
    Name --> z.B. "Archiv Termine" -->
    Ordner enthält Elemente des Typs -->Termine-->
    Ordner soll angelegt werden unter Posfach -->das neue Postfach auswählen-->
    FERTIG
  • Wechseln Sie ins "Original"-Postfach (in Ordner "Kalender")
  • Ansicht -->"Nach Kategorie" wählen
  • die gewünschten Termine markieren
  • mit der Maus rüberziehen in den vorher erstellten Archiv-Ordner
  • FERTIG

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