wernersblog

Outlook Termine eMails Kontakte gezielt archivieren

2009-08-12T01:22:00.001-07:00

Problem:
Sie wollen nicht die Outlook®- Archivierungsfunktion nutzen. Diese ist Ihnen nicht flexibel genug. Sie wollen selbst bestimmte Termine, Kontakte, Mails archivieren und sichern.

Lösung: (mein Vorschlag)

Erstellen Sie für die Archivierung (pro Ordner-Art Termine, Kontakte, Mail) jeweils ein eigenes "Postfach" - also eine eigene ".pst"-Datei, am besten in einem Verzeichnis, das Sie in Ihre Datensicherungs-Routine einbeziehen.
also (je nach Outlook-Version ein kleines bisschen anders):
Datei -->
Neu -->
Persönliche Order-Datei (bzw. Outlook-Datendatei) -->
Verzeichnis auswählen -->
eindeutigen Namen vergeben-->
Erstellen -->
eindeutigen Postfach-Namen vergeben-->
Postfach markieren--->
Datei -->
Neu -->
Ordner -->
Name --> z.B. "Archiv Termine" -->
Ordner enthält Elemente des Typs -->Termine-->
Ordner soll angelegt werden unter Posfach -->das neue Postfach auswählen-->
FERTIG
Wechseln Sie ins "Original"-Postfach (in Ordner "Kalender")
Ansicht -->"Nach Kategorie" wählen
die gewünschten Termine markieren
mit der Maus rüberziehen in den vorher erstellten Archiv-Ordner
FERTIG

Outlook Termine synchronisieren

2009-08-12T01:06:00.001-07:00

Problem:
Sie wollen Outlook® Termine ohne "Exchange-Server®" intern (oder weltweit) synchronisieren. Dazu gibt es eine Menge (mehr oder weniger preiswerter) Software. Das kann (oder verspricht fast) jeder. Aber Sie haben besondere Vorstellungen oder Anforderungen: Sie wollen z.B. die "eigenen" Termine in Ihrem Standard-Kalender-Ordner bearbeiten, und die Termine der anderen Mitarbeiter in einem gemeinsamen Unterordner zusammenfassen. Oder Sie wollen die Termine jedes anderen Mitarbeites in einem eigenen Unterordner anzeigen. Die Unterordner sollen wie die Abkürzung des Mitarbeites benannt werden... Oder, oder, oder...

Lösung:
"Outlook Team Server" bietet viele Methoden und Optionen, mit denen Sie Ihre Anfoderungen realisieren können. Auch individuelle Anpassungen sind möglich. Vergleichen Sie selbst.

Outlook ® weltweit synchronisieren

2009-08-12T00:41:00.000-07:00

Problem / Anforderung:
Die externen Mitarbeiter sind mit dem Notebook unterwegs. Sie haben keine Verbindung zum internen Firmen-Netzwerk, sondern lediglich zeitweise eine "normale" Internet-Verbindung.
Der Einsatz eines "Exchange®"-Servers ist zu teuer. Die Termine ( oder Kontakte, Aufgaben, Mails) aller Mitarbeiter sollen weltweit interaktiv synchronisiert werden. Die externen Mitarbeiter sollen alle Termine (und oder Kontakte etc) der Mitarbeiter im internen Netzwerk sehen und bearbeiten können. Die Mitarbeiter im "internen" Netzwerk sollen die Termine der "externen" Mitarbeiter sehen und bearbeiten und erstellen können. Outlook soll also so funktionieren, als wären die Mitarbeiter in einem internen Netzwerk (mit "Exchange-Server") verbunden.

Lösung:
"Outlook Team Server" bietet diese Funktionalität: interne Synchronisation über das Netzwerk, externe Synchroniston über den Austausch der -neuen oder geänderten- Outlookdaten per FTP.
Sie benötigen lediglich einen (kostenlosen) FTP-Zugang, entweder über einen Ordner Ihrer Homepage oder einer kostenlosen Homepage (www.kilu.de, oder freenet.de ...)
Die Sychronisation erfolgt automatisch, ohne einen Benutzereingriff.

"Outlook" und "Exchange-Server" sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation

Outlook Termine löschen

2009-08-12T00:28:00.000-07:00

Problem:
Sie wollen zum Beispiel alle Termine vor dem 1.1. 2009 löschen (und nicht archivieren)
Lösung:

Wechseln Sie in die Ansicht nach Kategorie.
Sortieren Sie die Termine nach Start-Datum.
Markieren Sie alle zu löschenden Termine, entweder mit STRG für bestimmte Termine, oder mit Shift-Taste für alle Termine bis zu einer Position.
Löschen Sie die markierten Termine mit DEL.

Diese Vorgehensweise können Sie auch anwenden, wenn Sie Termine mit einem bestimmten Betreff löschen wollen...